Project Management - Risks

Het risico is een belangrijke factor tijdens het managen van een project. Project management moet de risico’s beheersen en controleren wil het project ook maar enige kans van slagen hebben. Men kan iets een risico noemen wanneer de uitkomst ervan onzeker is (Het kan dus zowel een positief als een negatief gevolg hebben).

Uiteraard kom je er vaak niet onderuit om kleine risico’s te nemen tijdens een project. De opdracht van Risk management is dan om deze risico’s zoveel mogelijk te beperken (kortom, Nagaan wat is het mogelijke risico dat we lopen en de potentiële impact ervan).

Het doel is om de blootstelling aan risico’s tot een acceptabele hoogte te brengen op een kost efficiënte manier. Om goed beeld te vormen moet men beschikken over:

• Up-to-Date informatie over de mogelijke risico’s
• Besluitvorming processen die ondersteund worden door risk analyses en evaluaties.
• Processen die risico’s monitoren.

Genoeg controle over mogelijke risico’s om ze te kunnen dekken. Gedurende de levensloop van een bedrijf zullen de prioriteiten en risico’s veranderen. Het is dan ook zaak om geregeld opnieuw te bespreken wat welke prioriteit heeft.

Kortom: risk management is er voor bedoeld om de onverwachte uitkomsten zo minimaal mogelijk te houden.

Risk principes

Deze elementen zijn nodig om een Risk management effectief te laten functioneren. Het management team begrijpt het risk management en accepteert de tijd en benodigdheden die nodig zijn om tegen maatregelen te kunnen treffen.

De uitvoering en handelwijze zijn duidelijk gecommuniceerd aan al het personeel. Er is een duidelijke structuur van elk risico process zodat elk element past in de gehele structuur.

Risk Tolerance

Voordat alle risico’s worden afgedekt of behandeld moet eerst duidelijkheid komen over hoeveel risico men bereid is te lopen.

Als 90% te dekken is met 10% van de totale te spenderen kosten dan zal men dit altijd doen. Maar de laatste 10% van de risico’s 90% van de kosten bedragen moet eerst nagegaan worden of dit wel rendabel is.

Risk Responsibility

Er moet duidelijk vastgesteld worden wie verantwoordelijk is voor het registreren van de mogelijke risico’s. Hoe deze geregistreerd zouden moeten worden en wie hierover geïnformeerd zal moeten worden.

Risk Ownership

De risk owner is de eigenaar een bepaald risico. Van te voren moet duidelijk vastgesteld worden wie verantwoordelijk welke mogelijke risico’s.

Risk Evaluation

Het risico wordt bepaald de waarschijnlijkheid en de impact ervan. Er moet duidelijk ik kaart komen wat de kans is dat het probleem zich voordoet over een bepaalde termijn.

Dit in combinatie met de impact ervan geeft een duidelijk beeld van de urgentie van het ricio.

Risk Response

Stel nu dat het risico toch werkelijkheid wordt dan moeten deze vijf responses het zo goed mogelijk worden toegepast worden.

• Prevention
• Reduction
• Transference
• Acceptance
• Contingency

Balancing the risk

Nu we de mogelijke response hebben op het risico moet worden afgevraagd of het rendabel is deze te realiseren.

Planning en monitoren Risks

Hierin worden de gekozen preventieve acties gepland. We zijn op de hoogte van de waarschijnlijkheid van het risico en kunnen een schatting maken wanneer er oplossing voor gerealiseerd moeten zijn. Ook blijven we de Risico’s nauwkeurig bijhouden.

Risk budgetting

Het is belangrijk een realistisch preventie budget te hebben voor risk mangement. Helaas zijn bedrijven vaak bij opstart van een project niet blij met een hoog risico budget. Echter blijkt dat door in begin af aan realistisch bezig te blijven in het einde meer winst opleverd.